关于移交2019年档案的通知

校属各单位：

根据档案馆工作安排，2019年档案移交工作现已开始，今年因为疫情的特殊原因，将不再召开档案工作会议。请各归档单位将2019年产生的有保存价值的文件材料整理归档，移交档案馆，2019年之前形成的未归档案也请尽快整理，补充归档。

现将归档及移交过程中有关事项通知如下：

一、归档范围

1.2019年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版、人事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各单位文件材料归档范围请参照yl12311线路检测档案规章制度汇编《yl12311线路检测文件材料归档范围和保管期限表》。

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。各部门参照本部门的《归档范围和保管期限表》，经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版同步归档。

3.各单位参照《yl12311线路检测实物档案归档办法》的要求，将应归档的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省级以上）及具有保存价值的实物档案整理归档。

4.新冠肺炎疫情防控档案资料将设专题归档，请各单位将疫情防控期间形成的文件材料，如文字、图表、照片、声像、实物、网页、社交媒体等各种载体和形式的资料，学校层面形成的由校办统一归档，各单位只归本部门的疫情防控档案。

二、归档及移交要求

（一）纸质档案归档

1.各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理及预立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交档案馆。

2.文件类的归档材料实行以件为单位归档；教学、财会、科研（专利）、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。

3.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

4.纸质档案的移交

（1）移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

（2）归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，移交清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。

（二）声像档案归档及移交

1.照片档案

（1）采用纸质、电子同步归档，照片需标明时间、地点、人物、事由（事件）、拍摄者等（重大活动及重要事件原则上不超过10张照片）。

（2）兼职档案员整理好照片后，到档案馆领取照片专用档案册，进行档案预立卷。

（3）制作移交清单，与电子和纸质照片同步归档。

2.采访视频及其他载体的影像资料

（1）通过档案管理系统上传，需标明时间、背景（指对揭示照片影像主题具有一定作用的背景）、地点、人物、事由（事件）、拍摄者等信息。

（2）光盘、U盘等其他载体的影像资料，填写移交清单进行归档。

（三）实物档案归档及移交

学校在重大活动及校领导、职能部门在公务活动中接收的实物档案；各单位在各类表彰、获奖、竞赛、比赛、评比中获得省级以上奖励的证书、奖章、奖牌、奖杯等实物档案应交移交档案馆保管，兼职档案员在档案馆网站下载《实物档案移交清单》，标明实物名称、规格尺寸、获赠信息等相关内容，连同实物一并移交档案馆。

三、电子档案归档

2019年12月，档案馆更新了档案管理系统，进入试运行阶段，将在部分兼职档案员试用后，对全校兼职档案员进行培训后分批归档。

四、其他

1.各单位兼职档案员如果在档案整理中遇到问题，可以通过电话与档案馆联系。综合档案归档联系电话：89296695，联系人：王娟；实物档案归档联系电话：86168357，联系人：李江瑞。

2.各单位归档时间截止2020年7月10日。确有特殊原因不能按时归档，请及时与档案馆联系申请延期。

3.为了做好档案工作，如有机构变动或主管领导及兼职档案员调整，或新成立机构设兼职档案员的请及时告知档案馆。

档案是学校发展的重要历史见证，请各单位领导及兼职档案员高度重视，着眼未来，认真负责，及时、完整地将档案材料移交档案馆。

特此通知

档案馆

2020年5月11日